Оставить заявку

Заявка

Ваш e-mail необходим для обратной связи
Спасибо, заявка отправлена.

Мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.

Узнайте подробности по телефону: +7 495 545-48-40, 8 800 500-12-76 или напишите нам по адресу info@lement.pro
|
This site in other languages: English Русский
В данном разделе представлен опыт внедрения системы управления Lement Pro в различных компаниях. С помощью раздела вы можете понять как именно происходит процесс внедрения и таким образом понять как Lement Pro может быть внедрена в вашей компании.

Мы всегда подчёркиваем: внедрение любой системы такого плана — процесс не всегда быстрый. Например, в небольшой компании внедрение может завершиться буквально за несколько дней, причём без содействия разработчиков. В более крупных компаниях процесс может растягиваться на недели и даже месяцы. А может пройти быстро даже в крупной компании — если система будет использоваться для небольшого количества задач и сотрудников.

Не все компании хотят раскрывать подробности о собственных процессах (для многих это почти ноу-хау, с чем мы в каком-то смысле согласны); при этом согласование пресс-релизов не только занимает массу времени, но и накладывает свои условности (например, внешний вид пресс-релиза зачастую становится важнее содержания).

Поэтому мы решили обойтись в данном разделе без конкретных названий (компаний, департаментов, отделов). Это позволит нам размещать примеры в любой удобной для нас форме — в том числе указывая на сложности, с которыми мы (в лице наших консультантов) или сами компании столкнулись в процессе внедрения Lement Pro.

Пример 1

Деятельность компании: проектирование
Численность персонала: 100
Количество лицензий: 120
Привлечение разработчиков Lement Pro для внедрения: на всех этапах внедрения

Задействованный функционал:
  • задачи (с функционалом типов и маршрутов)
  • документы (с функционалом типов и маршрутов)
  • проекты (с функционалом типов)
  • цели
  • справочники

Описание:
В данном примере внедрение в компании длилось достаточно долго (больше года) и фактически не останавливается и сейчас. Хотя основной функционал (задачи, документы, проекты) был внедрён достаточно быстро — в течение 2-х недель (причём, был осуществлён переход с другой системы, которая присутствует на рынке достаточно давно). Но при этом процессы в компании описывались последовательно, поэтому функционал маршрутов был задействован не сразу. И только сейчас можно с уверенностью утверждать, что функционал системы используется в компании на 100 %.

Стоит отдельно отметить, что численность лицензий, превышающая численность персонала — указана без ошибки. В данном случае компания предпочла наладить взаимодействие с ключевыми подрядчиками и партнёрами через Lement Pro. Таким образом, взаимодействие по задачам и документам с ключевыми подрядчиками и партнёрами ведётся без электронной почты.

Так как процессы были описаны достаточно подробно, для данного примера не составило сложностей не только выделить некоторые проблемы, но и посчитать итоги.

Проблема 1. Сложность эффективной коммуникации в связи с большим количеством командировок и территориальной распределённостью компании
Решение: создание единых задач и проектов для рабочих групп в Lement Pro
Итог после внедрения: количество совещаний было сокращено на 60 %. Корпоративные траты на связь были сокращены на 75 %. Появилась возможность оперативно получать необходимую информацию в структурированном виде из любой точки мира

Проблема 2. Большие временные затраты подчинённых на подготовку отчётов о выполненной работе. Большие временные затраты руководителей на проверку отчётов
Решение: перевод работы с поручениями, проектами и документами в Lement Pro
Итог после внедрения: время на подготовку информации о проделанной работе сокращено на 25 %. Отчёты о выполненной работе сотрудники предоставляют без отрыва от основной деятельности: по собственным структурированным поручениям и документам в Lement Pro. Руководство имеет доступ к информации в любое время, в т. ч. удалённо.

Проблема 3. Большие временные затраты на сбор информации для анализа ситуаций/проектов/процессов с целью принятия управленческих решений
Решение: структурирование поручений и проектов в процессе внедрения Lement Pro
Итог после внедрения: Время на структурирование информации для анализа сокращено на 70 %. Мгновенный доступ к необходимой информации. Структурирование данных в необходимом руководителю виде происходит автоматически (по итогам настройки системы для каждого конкретного руководителя)

Проблема 4. Длительный процесс согласования и подписания различных документов и выдача поручений (бумажный документооборот)
Решение: перевод бумажного документооборота в Lement Pro с учётом требований делопроизводителей компании и руководства компании
Итог после внедрения: время на согласование, подписание документов и выдачу поручений сокращено в среднем на 70 % (в зависимости от типа документа — от 40 % до 70 %)

Проблема 5. Поиск корпоративной информации по текущим работам или осуществлённым работам, взаимодействие с другими сотрудниками с целью получения этой информации
Решение: использование внутренней системы поиска и структурирования информации в Lement Pro (с учётом полномочий сотрудников)
Итог после внедрения: время, затрачиваемое на поиск информации, сократилось в 5 раз. Также были сведены к минимуму случаи получения устаревшей информации


Пример 2

Деятельность компании: проектирование, строительство
Численность персонала: 130
Количество лицензий: 60
Привлечение разработчиков Lement Pro для внедрения: после пилотного использования системы

Задействованный функционал:
  • задачи (с функционалом типов и маршрутов)
  • документы (с функционалом типов и маршрутов)
  • проекты (с функционалом типов)

В данном примере полноценное внедрение фактически началось через год после начала использования системы. Дело в том, что сначала система использовалась только как таск-менеджер (контроль исполнения поручений) для отдельного департамента (порядка 30 человек). Так как использовался только функционал задач и проектов, сотрудники департамента разобрались в системе самостоятельно, а все консультации на этом этапе были бесплатными в режиме вопрос-ответ.

После года активного использования Lement Pro было принято решение масштабировать систему на большее число сотрудников и задействовать функционал электронного документооборота — в том числе организовать подготовку и согласование договоров, подготовку актов, автоматизировать входящую и исходящую корреспонденцию и прочие задачи, типовые для любой организации. Для этого компания запросила услуги по внедрению, результатом чего стал индивидуальный регламент по работе в системе и обучение ключевых сотрудников настроенному функционалу.

Данный пример также интересен тем, что сначала компания использовала систему по схеме SaaS (аренда), но по мере масштабирования системы на большее число участников, руководство приняло решение о покупке лицензий.


Пример 3

Деятельность компании: проектирование
Численность персонала: 50
Количество лицензий: 25
Привлечение разработчиков Lement Pro для внедрения: разовые консультации

Задействованный функционал:
  • задачи (с функционалом типов)

Как показывает наша практика, если компания использует только типовой функционал задач, ввести Lement Pro в работу можно полностью самостоятельно. Данный пример как раз и интересен тем, что компания внедрила Lement Pro без нашего привлечения — то есть, полностью собственными силами. Исключение составили разовые бесплатные консультации по настройкам типов задач и папок.

Также в данном случае приятной неожиданностью стало то, что Lement Pro заменил гораздо более известную и раскрученную систему электронного документооборота, которая существует на рынке более 10 лет. Как нам сообщили — в интерфейсе Lement Pro разобраться гораздо проще даже неподготовленному сотруднику, а сама система работает намного стабильнее.


Пример 4

Деятельность компании: проектирование
Численность персонала: 120
Количество лицензий: 20
Привлечение разработчиков Lement Pro для внедрения: для пилотного использования системы, а также на всех последующих этапах внедрения, включая разработку шаблонов MS Excel

Задействованный функционал:
  • задачи (с функционалом типов и маршрутов)
  • документы (с функционалом типов и маршрутов)
  • проекты (с функционалом типов)

Данный пример интересен задействованными возможностями Lement Pro по выгрузке данных в MS Excel. Это было связано с тем, что в компании уже был организован контроль за исполнением договоров в MS Excel. Такой контроль был неудобен, но руководство компании уже привыкло к такой отчётности. Чтобы не заставлять сотрудников делать двойную работу (вести документооборот и через MS Excel, и через Lement Pro), наши специалисты разработали специальные шаблоны MS Excel. Теперь выгруженные из Lement Pro данные отображаются в привычном для руководства виде, при этом в Lement Pro все задачи, документы и проекты взаимосвязаны между собой и компании проще осуществлять контроль исполнения поручений.

Шаблоны MS Excel фактически являются сводом отчётов о положении группы компаний. В своде отчётов представлена следующая информация: закрытые акты по организациям (юрлицам группы компаний) — т. е. дебиторская задолженность; распределение работ по видам работ и по подразделениям компании; выработка отделов в разрезе проектов; финансовое планирование с разделением на виды платежей (аванс и постоплата) — график ожидаемых и полученных платежей (за заданный промежуток — в частности поквартально и в текущий момент времени); визуализация полученных данных — гистограммы и диаграммы.

Подготовительные работы велись достаточно долго — несколько месяцев. При этом фактическое количество затраченных нами часов было относительно небольшое (меньше 40 — а так как мы считаем только фактическое количество затраченных часов — длительность внедрения не увеличила предполагаемый бюджет внедрения). Это было связано в первую очередь в связи с высокой загруженностью ключевых специалистов компании.

Компанией также был освоен перенос из MS Project в Lement Pro графика работ и последующая связь графика работ с документооборотом компании.


Новые примеры — в разработке.
Есть вопросы? Звоните! +7 495 545-48-40 (Россия)+7 777 210-60-40 (Казахстан)

////

© Все права защищены | Элемент